Σε αυτό το άρθρο θα μιλήσουμε για κάτι που οι περισσότεροι προσπερνάμε, ωστόσο είναι αναπόσπαστο στον κόσμο των επιχειρήσεων. Το ταπεινό τηλεφωνικό κέντρο.
Για πολλές εταιρείες και οργανισμούς, το τηλεφωνικό κέντρο είναι εξίσου απαραίτητο με το ρουτερ, τα έπιπλα, τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές κλπ. Ας δούμε το γιατί.
Τι είναι ένα τηλεφωνικό κέντρο;
Με απλούστερους όρους, ένα τηλεφωνικό κέντρο είναι μια συσκευή που συνδέει τα εσωτερικά τηλέφωνα μεταξύ τους αλλά και με το τηλεφωνικό δίκτυο, ταυτόχρονα προσφέρει κάποιες επιπλέον λειτουργίες που θα δούμε παρακάτω.
Έτσι, επιτρέπει στις εταιρείες να διαχειρίζονται αποτελεσματικοτερα τις τηλεφωνικές κλήσεις.
Σε αντίθεση με το συμβατικό τηλέφωνο που έχουμε στο σπίτι μας, οι επιχειρήσεις χρειάζονται συχνά πιο προηγμένες λειτουργίες, όπως προώθηση κλήσεων, υπηρεσίες τηλεφωνητή, κλήσεις διάσκεψης, VoIP (δυνατότητα τηλεφωνικών κλήσεων μέσω ίντερνετ) κλπ για να αναφέρουμε μερικές.
Αναλογικά τηλεφωνικά κέντρα
Κάποτε, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούσαν αναλογικά συστήματα που βασίζονταν σε παραδοσιακά σταθερά τηλέφωνα.
Αρχικά ο καλών μιλούσε με τον χειριστή του αναλογικού τηλεφωνικού κέντρου και στη συνεχεία ο χειριστής προωθούσε την κλήση σε έναν εσωτερικό αριθμό.
Πλέον αυτό γίνεται με την πληκτρολόγηση του εσωτερικού αριθμού (πχ για το τμήμα πωλήσεων πατήστε το 5) ή με φωνητική εντολή του καλούντα
Λειτουργίες
Τα σύγχρονα επαγγελματικά τηλεφωνικά κέντρα, εκτος απο την πραγματοποίηση και λήψη κλήσεων, προσφέρουν:
- Αυτόματο Τηλεφωνητή. Για να μην χάνεται καμιά κλήση,
- Φωνητική καθοδήγηση. Το γνωστό “εάν γνωρίζετε τον εσωτερικό αριθμό πληκτρολογήστε τον τώρα”
- Προώθηση κλήσεων. Εάν μια κλήση δεν απαντηθεί, προωθείται σε κάποιο άλλο τηλέφωνο
- Κλήσεις συνδιάσκεψης
- Αναγνώριση κλήσης. Ώστε να ξέρετε ποιος είναι στην άλλη άκρη πριν απαντήσετε
- Καταχώρηση καλούντα. Ώστε να έχετε πρόσβαση στο ιστορικό κάθε κλήσης…και πολλά άλλα χαρακτηριστικά προσαρμοσμένα για να κάνουν την επαγγελματική επικοινωνία αποτελεσματική!
Επεκτασιμότητα
Πολλά τηλεφωνικά κέντρα προσφέρουν την δυνατότητα επέκτασης του αποθηκευτικού χώρου κλπ. Καθώς η επιχείρησή μεγαλώνει, ένα τηλεφωνικό κέντρο μπορεί να επεκταθεί σε χαρακτηριστικά και λειτουργίες.
Γιατί πρέπει να ενδιαφέρει τις επιχειρήσεις;
Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι η ραχοκοκαλιά κάθε επιχείρησης.
Η διασφάλιση της απρόσκοπτης επικοινωνίας της ομάδας με πελάτες και συνεργάτες μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ μιας επιτυχημένης συμφωνίας και μιας χαμένης ευκαιρίας.
Συστήματα που βασίζονται σε Cloud
Για όσους δεν γνωρίζουν, το Cloud είναι υπηρεσία αποθήκευσης αρχείων εκτός της συσκευής σας οστε να τα αρχεία να είναι προσβάσιμα από κάποια άλλη συσκευή (με τα σωστά διαπιστευτήρια), οπουδήποτε και αν βρίσκεται.
Εαν διαθέτετε έναν λογαριασμό Gmail ή μια συσκευή της Apple έχετε ήδη πρόσβαση σε υπηρεσίες Cloud όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε τις φωτογραφίες και τα έγγραφά σας.
Τα τηλεφωνικά συστήματα που βασίζονται στο cloud λειτουργούν με τον ίδιο ακριβώς τρόπο.
Σας επιτρέπουν να έχετε πρόσβαση στη γραμμή της επιχείρησής σας από οπουδήποτε στον κόσμο, αρκεί να έχετε σύνδεση στο διαδίκτυο.
Οικονομικά αποδοτική
Οι εποχές που το κόστος για την εγκατάσταση ενός τηλεφωνικού κέντρου ήταν απαγορευτικό για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις είναι παρελθόν.
Οι σύγχρονες λύσεις είναι οικονομικά αποδοτικές το μέγεθος της κύριας συσκευής είναι μικρο και πολλοί κατασκευαστές προσφέρουν επιπλέον λειτουργίες (όπως αποθηκευτικό χώρο στο cloud) με χρέωση ή χωρίς.
Επιπλέον, τα τηλεφωνικά κέντρα, που καλούν διεθνείς αριθμούς, μπορούν να εξοικονομήσουν αρκετά χρήματα μέσω των υπηρεσιών VOIP
Συμπέρασμα
Τα επαγγελματικά τηλεφωνικά συστήματα μπορεί να περνάνε απαρατήρητα, αλλά είναι αναμφίβολα απαραίτητα.
Είτε είστε μια startup που κάνει τα πρώτα σας βήματα είτε μια επιχείρηση με διάφορα τμήματα, υπάρχει μια λύση ειδικά προσαρμοσμένη για εσάς.
Στον κόσμο των επιχειρήσεων, η επικοινωνία είναι ο βασιλιάς.